Практика применения трудового законодательства свидетельствует, что одна из самых непростых кадровых процедур – прекращение трудовых отношений в случае смерти работника. Разберемся, как действовать в этой ситуации, и избежать ошибок, которые чаще всего допускаются при увольнении в случае смерти работника, не связанной с несчастным случаем на производстве.
Трудовой договор в случае смерти работника прекращается, но увольнения с работы при этом не происходит. Основанием для приказа о прекращении трудового договора является свидетельство о смерти, выданное государственным органом регистрации актов гражданского состояния как подтверждение факта смерти лица, копия которого, засвидетельствованная печатью предприятия или отдела кадров, является приложением к приказу.
Работодатель должен помнить, что даже если работник умер на рабочем месте и врачи "скорой" констатировали смерть в присутствии свидетелей, приказ о прекращении трудового договора нужно издавать только при наличии свидетельства о смерти, выданного в установленном порядке отделением РАГС или исполнительным органом сельского, местного или городского совета.
Реквизиты приказа о прекращении трудового договора в связи со смертью работника такие же, как и при увольнении работников на других основаниях. Однако при этом, есть некоторые особенности, на которые стоит обратить внимание.
Дата приказа о прекращении трудового договора может не совпадать с датой смерти и даже с датой выдачи свидетельства о смерти. Приказ составляется, когда свидетельство о смерти будет передано на предприятие, где работал умерший. Зачастую приказ о прекращении трудового договора издается не сразу после смерти работника, а через некоторое время. К примеру, если работник умер вследствие длительной болезни или долгое время не появлялся на работе и с ним не получалось установить связь, а родственники вовремя не сообщили работодателю о смерти работника.
Датой прекращения трудового договора будет дата смерти работника независимо от даты издания приказа и от того, работал ли в этот день умерший или нет (был в отпуске, болел, брал отгул). В соответствии с п. 5.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, которая утверждена приказом Министерства труда и социальной политики Донецкой Народной Республики от 30.08.2016 г. № 91/5, днем увольнения считается последний день работы. Если работник умер в тот день, когда по графику у него был выходной, или во время пребывания в отпуске, во время болезни, датой прекращения трудового договора тоже следует считать дату смерти, а не фактический последний день работы. Иначе выйдет, что трудовой договор прекращен раньше, чем появилась причина для этого.
В приказе о прекращении трудового договора необходимо указать количество дней неиспользованного ежегодного отпуска и положенных работнику дополнительных отпусков.
В случае смерти работника причитающаяся ему заработная плата и другие выплаты выдаются супругу (супруге), детям или родителям умершего, а при их отсутствии – другим наследникам в соответствии с действующим законодательством (ст. 24 Закона Донецкой Народной Республики «Об оплате труда»).
Согласно статье 1227 Гражданского кодекса Украины, который действует на территории Республики до принятия собственного, суммы заработной платы, пенсии, стипендии, алиментов, помощей в связи с временной нетрудоспособностью, возмещений в связи с увечьем или другим повреждением здоровья, других социальных выплат, надлежащие наследодателю, но не полученные им при жизни, передаются членам его семьи, а при их отсутствии — входят в состав наследства.
Лицо, ответственное за ведение табеля учета использования рабочего времени умершего работника, должно оформить итоговый табель и передать его в бухгалтерию. Даже если известно, что работник умер, лицо, ответственное за ведение табеля, должно продолжать ежедневно вносить в табель отметки, соответствующие причине отсутствия работника на работе. И только после издания приказа о прекращении трудовых отношений с умершим можно прекращать ежедневное табелирование работника и составить итоговый табель.
Если в день смерти работник отработал полный рабочий день по графику, в табеле проставляется количество часов, которое отвечает продолжительности полного рабочего дня. Если перед смертью работник отсутствовал на работе по неизвестным причинам, и это отсутствие не было подтверждено никакими документами, в табеле за все дни надо поставить отметки об отсутствии по невыясненным причинам.
Как правило, свидетельство о смерти предприятию предоставляют члены семьи умершего работника. Но нередки случаи, когда у работника нет родственников или, когда смерть наступила вне населенного пункта, где находится предприятие, а близкие умершего не имеют возможности предоставить свидетельство о смерти или выслать нотариально засвидетельствованную копию. В таком случае предприятие должно самостоятельно обратиться в орган, в котором было зарегистрирована смерть работника. Главная цель этого обращения - получить официальное подтверждение факта регистрации смерти. В этом случае приказ о прекращении трудового договора с умершим работником можно издать исключительно на основании полученного ответа с указанием даты смерти.
Согласно п. 6.2 Инструкции о порядке ведения и хранения трудовых книжек, утвержденной Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16 августа 2016 г. № 10-21, в случае получения трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Поскольку в рассматриваемой ситуации получить подпись работника в личной карточке невозможно, лицо, отвечающее за ведение и учет трудовых книжек, может на нижнем поле личной карточки сделать, к примеру, такую запись: «Вдова умершего работника получила его трудовую книжку (указать дату) под расписку».
В трудовой книжке раздела «Сведения о работе» в графе 3 делается запись: «Работа прекращена в связи со смертью», в графе 4 указывается дата
и номер приказа (распоряжения). Эта запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, скрепляется печатью работодателя.
Трудовая книжка умершего работника после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора, выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается почтовым отправлением, на основании письменного заявления одного из родственников, согласно документу, подтверждающему факт родственных отношений.
Для получения трудовой книжки умершего работника родственники должны предоставить паспорт, документ, подтверждающий родственную связь с умершим (свидетельство о браке и пр.), письменное заявление с копиями документов (заверенные в установленном законодательством порядке), подтверждающих родственную связь и место регистрации заявителя.