В Донецком городском управлении юстиции Министерства юстиции ДНР сообщили, что учёт нормативных правовых актов является формой систематизации нормативных правовых актов, заключающейся в их сборе, хранении, регистрации, расположении в определённом порядке и поддержании в контрольном состоянии для быстрого нахождения и использования.
Прежде всего, учёт необходим для квалифицированного применения правовых норм в повседневной практической деятельности органов исполнительной власти, органов местного самоуправления (местных администраций), предприятий, учреждений и организаций Донецкой Народной Республики, для квалифицированной подготовки проектов нормативных правовых актов, для составления разнообразного рода сборников законодательства и сводных кодификационных актов, перечней актов, подлежащих изменению или признанию утратившими силу, для осуществления справочно-информационной работы. Кроме того, без надлежащего учёта нормативных актов невозможно эффективное правовое просвещение населения.
Учёту подлежат: Конституция Донецкой Народной Республики; законы Донецкой Народной Республики; кодексы Донецкой Народной Республики; нормативные правовые акты: Главы Донецкой Народной Республики, Народного Совета Донецкой Народной Республики, Правительства Донецкой Народной Республики; акты органов исполнительной власти и иных органов Донецкой Народной Республики, которые подлежат государственной регистрации в соответствии с положениями о таких органах, зарегистрированные в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики; акты, принятые (изданные) органами местного самоуправления (местными администрациями), зарегистрированные в городских, районных, горрайонных управлениях юстиции Министерства юстиции Донецкой Народной Республики.
В зависимости от функций органов и учреждений, производящих учёт нормативных правовых актов, в информационный фонд могут быть включены и иные акты (например, международные договоры, ратифицированные и действующие на территории Донецкой Народной Республики, нормативные правовые акты Центрального Республиканского Банка Донецкой Народной Республики).
Наиболее простой вид учёта нормативных правовых актов– это фиксация реквизитов нормативных актов в специальных журналах (журнальный учет).
Журнальный учёт ведётся по каждому издателю отдельно путём внесения информации о номере, дате принятия, дате поступления, виде, наименовании издателя, названии, источнике опубликования нормативных правовых актов Донецкой Народной Республики.
Другая, более совершенная форма учёта нормативных правовых актов – картотечный учёт, что представляет собой создание системы карточек, на которых фиксируются основные реквизиты акта. Картотека формируется из карточек, размещённых в хронологическом порядке в соответствии со структурой Классификатора нормативных правовых актов Донецкой Народной Республики.
Преимущества картотечного учёта проявляются в том, что он обеспечивает возможность оперативно вносить коррективы в карточки в соответствии с последующими изменениями, внесёнными в помещенный на карточке акт, а также в быстроте поиска.
Третья форма учёта нормативных правовых актов – это ведение контрольных текстов действующих нормативных правовых актов, т.е. поддержание нормативных правовых актов в контрольном состоянии путем внесения изменений и дополнений (обычно методом вклейки нового текста) и иных пометок непосредственно в тексты актов.
Наиболее удобным и распространенным в настоящее время является автоматизированный учёт нормативных правовых актов («ГИС НПА ДНР»).
В деятельности того или иного органа, учреждения могут сочетаться различные формы учёта законодательства, взаимно дополняющие друг друга. Возможны, например, ведение журнального учёта по хронологическому принципу вместе с созданием предметно-отраслевой картотеки и ведение контрольных текстов актов либо журнальный учёт и ведение контрольных текстов актов действующего законодательства. Такое сочетание разных форм учёта способствует повышению эффективности справочно-информационной работы в области законодательства.