Органами, осуществляющими функции по реализации государственной политики в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния, являются территориальные отделы записи актов гражданского состояния Регистрационной Палаты Министерства юстиции Донецкой Народной Республики.
Повторная выдача свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния осуществляется территориальными отделами записи актов гражданского состояния ДНР.
В случае кражи, утери, повреждения или уничтожения оригинала свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния осуществляется повторная выдача свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.
Повторная выдача свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния осуществляется по заявлению:
- лица, в отношении которого составлена запись, то есть лично. Лицам, которым исполнилось 16 лет, повторное свидетельство о госрегистрации актов гражданского состояния может выдаваться при наличии паспорта.
- родителей, усыновителей, опекунов, попечителей;
- представителя учреждения здравоохранения, учебного или другого детского учреждения, где постоянно находится ребенок, представителя органа опеки и попечительства. Следует знать, что повторное свидетельство о госрегистрации акта гражданского состояния выдается представителям указанных учреждений по доверенности учреждения и при предъявлении документа удостоверяющего личность;
- представителя лица, имеющего право на получение повторного свидетельства о госрегистрации акта гражданского состояния, в случае документального подтверждения его полномочий, в частности с помощью нотариально заверенной доверенности.
В зависимости от вида свидетельства о госрегистрации акта гражданского состояния существуют некоторые особенности в процедуре выдачи повторных свидетельств, а именно:
1) свидетельства о рождении повторно могут выдаваться лицу, в отношении которого составлена запись, а также их родителям и усыновителям, независимо от возраста ребенка. Родителям, лишенным родительских прав, свидетельства о рождении детей, в отношении которых они лишены родительских прав, повторно не выдаются;
2) свидетельства о смерти выдаются повторно второму из супругов, а также детям, в том числе усыновленным, их законным представителям, близким родственникам умершего (братьям, сестрам, внукам, деду и бабке по обеим сторонам), лицу, которое является наследником по закону и по завещанию, представителю органа опеки в случае выполнения им полномочий по опеке и попечительству;
3) после прекращения брака вследствие его расторжения свидетельства о браке повторно не выдаются. В таких случаях по письменной просьбе заявителей отдел записи актов гражданского состояния выдает справку о государственной регистрации брака.
На повторных свидетельствах о госрегистрации актов гражданского состояния ставится отметка «ПОВТОРНОЕ», что никак не влияет на легитимность данного свидетельства.
По заявлению о повторной выдаче соответствующего свидетельства государственной регистрации акта гражданского состояния, которое поступает почтовой связью, свидетельство направляется по почтовому адресу заявителя заказным письмом в 15-дневный срок в случае подачи заявления в территориальный отдел записи актов гражданского состояния и в 30-дневный срок в случае подачи заявления в отдел записи актов гражданского состояния Государственной Регистрационной палаты Министерства юстиции, о чем уведомляется заявитель.
Среди проблем, которые могут возникнуть при повторной выдаче свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния нужно выделить следующее - заявителям следует знать, что для повторной выдачи свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, специалистам следует установить возможность выдачи повторного свидетельства заявителю. Для этого, в случае подачи заявления в отношении другого лица и при отсутствии доверенности, следует установить родственные отношения и подтвердить право на получение повторного свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, в чем может быть полезным свидетельства о рождении, браке и тому подобные документы.