Органами, осуществляющими функции по реализации государственной политики в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния являются территориальные отделы записи актов гражданского состояния Регистрационной Палаты Министерства юстиции Донецкой Народной Республики.
Правовые отношения в области регистрации актов гражданского состояния между Донецкой Народной Республикой и Луганской Народной Республикой регулируются Соглашением о сотрудничестве в области регистрации актов гражданского состояния от 17.12.2015 года, Временным положением о правилах государственной регистрации актов гражданского состояния, утвержденным Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 22.07.2015 года № 13-17, другими нормативными правовыми актами Донецкой Народной Республики.
Помощь в получении документов о государственной регистрации актов гражданского состояния с территории Луганской Народной Республики осуществляется территориальными отделами записи актов гражданского состояния Донецкой Народной Республики.
В случае необходимости истребования документов о государственной регистрации актов гражданского состояния (справок, свидетельств) с территории Луганской Народной Республики, граждане Донецкой Народной Республики могут обратиться в территориальные органы государственной регистрации актов гражданского состояния по месту регистрации (прописки) за помощью в организации истребования данных документов.
Помощь в истребовании документов о государственной регистрации актов гражданского состояния с территории Луганской Народной Республики осуществляется по заявлению:
- лица, в отношении которого составлена запись, то есть лично;
- родителей, усыновителей, опекунов, попечителей;
- представителя учреждения здравоохранения, учебного или другого детского учреждения, где постоянно находится ребенок, представителя органа опеки и попечительства. Следует знать, что документы о государственной регистрации акта гражданского состояния выдаются представителям указанных учреждений по доверенности учреждения и при предъявлении документа удостоверяющего личность;
- представителя лица, имеющего право на истребование документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, в случае документального подтверждения его полномочий, в частности с помощью нотариально заверенной доверенности.
В зависимости от вида документа о государственной регистрации акта гражданского состояния существуют некоторые особенности в процедуре истребования документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, а именно:
1) документы о рождении могут быть истребованы лицами, в отношении которого составлена запись, а также их родителями и усыновителями, независимо от возраста ребенка;
2) документы о смерти могут быть истребованы вторым из супругов, а также детьми, в том числе усыновленными, их законными представителями, близкими родственниками умершего (братьями, сестрами, внуками, дедом и бабкой по обеим сторонам), лицом, которое является наследником по закону и по завещанию, представителем органа опеки в случае выполнения им полномочий по опеке и попечительству;
Необходимо отметить, что родители, которые лишены родительских прав, не могут истребовать документы о рождении детей, в отношении которых они лишены родительских прав.
За помощь в истребовании документов о государственной регистрации актов гражданского состояния с территории Луганской Народной Республики взимается плата в размере 200 российских рублей согласно Размеру платы за предоставление платных услуг отделами записи актов гражданского состояния, утвержденного приказом Министерства юстиции Донецкой Народной Республики от 19.05.2015 года № 258. От оплаты стоимости предоставляемых услуг освобождаются категории граждан, согласно действующему законодательству.